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결재라인 ‘진행 인원’에 인사・재무 담당자가 없어도 된다고?

게시일

2023/01/02

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\color{829460}{Vol.1}\\ \sf\color{576F72}\sixptsize{인사・근태・재무~데이터와~전자결재~간~탄탄한~연계}

진행 인원에 담당자를 넣지 않아도 필요한 내용을 확인하고 처리할 수 있어요!

Chapter.1 편하자고 선택한 전자결재 시스템에 휘말린 경험…

Chapter.2 프로만의 진짜 데이터 연계는 문서를 살아 숨쉬게 하지

Chapter.3 그룹웨어프로는 결재라인을 이렇게 설정해요!

Chapter.4 나의 업무를 메인화면에서 가장 먼저 확인해요! 피드 알림

Chapter.5 피드 알림 그대로 이메일로 다시 한 번 알려드려요

Chapter.1 편하자고 선택한 전자결재 시스템에 휘말린 경험…

조직 단위 업무는 그에 맞는 매뉴얼이 존재할 거예요. 일례로 문서 작성 시 결재라인이 있죠. 어떠한 경우에 누가 누구에게 어떤 내용을 보고해야 하는지 말이에요. 요즘은 수기보다는 전자결재 시스템을 이용해 편리하게 작성할 텐데요. 그런데 편하자고 선택한 전자결재 시스템, 사용하다 보니 한 가지 문제가 드러납니다. 때때로 결재라인이 뒤죽박죽 섞인다는 것! 다들 이런 경험 없으셨나요? 아, 조금 모호한 표현이었나요? 예를 들어볼게요.

500만원 이상 지출결의서(거래처) 작성 시 결재라인

신청자 > 과장(승인) > 팀장(승인) > 본부장(최종 승인)

실제 전자결재 시스템에서 설정한 결재라인

신청자 > 과장(승인) > 팀장(승인) > 본부장(승인) > 재무 담당자(합의)

일반적으로 재무 담당자가 본부장보다 상위 의사결정권을 가진 사람은 아닐 텐데요. 단지 지출결의서 내용을 토대로 실질적인 업무를 처리하는 역할입니다. 그렇다면 왜 이러한 문제가 발생했을까요?

$\text{\textquotedblleft}$ 왜 상위 결재자보다 직책이 낮은 담당자를 최종 결재자로 설정했나요? $\text{\textquotedblright}$

$\text{\textquotedblleft}$ 최종 결재자에게 알림이 가니까, 담당자더러 확인하고 처리해달라고… $\text{\textquotedblright}$

결재라인은 의사결정권자가 중대한 사안을 검토하기 위해 존재하는데요. 시스템의 한계로 인해 억지로 끼워맞추다 보면 결재라인이 엉켜버립니다. 그 의미가 흐려지고 결국 의사결정 체계가 무너지죠. 프로는 이러한 한계를 깨트렸습니다. 그리고 의사결정 체계를 더욱 굳건히 만들었어요. 탄탄한 데이터 연계를 통해서 말이에요!

Chapter.2 프로만의 진짜 데이터 연계는 문서를 살아 숨쉬게 하지

김입사 님이 작성한 지출결의서(개인비용) 결재라인을 보세요! 진행 인원에는 재무 담당자가 없어요. 참조 인원에 재무회계팀을 추가했을 뿐인데요. 과연 재무 담당자에게 직접적인 결재 권한이 없어도 내용을 확인하고 무사히 처리할 수 있을까요? 문서가 최종 승인되면 어떻게 될까요?

최종 승인된 문서는 담당자 전용 메뉴에 쏙 들어간답니다. 문서에 기재했던 내용이 그대로 보여요. 일일이 문서를 클릭하여 열어봐야 하는 수고로움 없이 목록에서 바로 확인할 수 있다는 것. 물론 참조 인원에 포함되어 있으니 업무번호를 눌러 문서를 열어볼 수 있어요. 의사결정권자는 문서를 확실하게 검토하고, 담당자는 전용 메뉴에서 빠르게 확인하고! 프로가 늘 강조하는 탄탄한 데이터 연계가 여기서도 톡톡히 드러나요.

자세한 내용이 궁금하시다면 그룹웨어프로 공식 블로그 콘텐츠를 참고 해보세요!

그룹웨어프로 공식 블로그 : 네이버 블로그

https://blog.naver.com/groupwarepro/222909994269

Chapter.3 그룹웨어프로는 결재라인을 이렇게 설정해요!

프로가 추천하는 결재라인 설정 방법을 소개해드릴게요. 아주 간단해요!

: 빠르게 의사결정을 내린 뒤 담당자가 처리해 주었으면 좋겠어요!

진행 인원	신청자 > 승인자1 > 승인자2 > ・・・ > 최종 승인자
참조 인원	담당자, 담당자 소속 부서 등

: 상부에 보고하기 전에 꼭 담당자가 먼저 검토했으면 좋겠어요!

진행 인원	신청자 > 담당자(합의) > 승인자1 > 승인자2 > ・・・ > 최종 승인자
참조 인원	신청자 소속 부서, 담당자 소속 부서 등

어떤 방법을 선택하든 결재라인이 뒤죽박죽 섞일 일은 없어요! 게다가 참조 인원은 개인뿐만 아니라 조직을 넣을 수도 있어 한결 편리할 거예요.

여기서 한 가지 궁금증이 생길 거예요. “담당자가 진행 인원 중간에 끼어 있거나 아예 빠져 있으면 최종 승인되었을 때 어떻게 알아요?” 담당자가 놓칠까 봐 염려되시는군요. 하지만 프로와 함께라면 걱정하실 필요 없어요. 진행 인원 중간에 있든 참조 인원에 있든, 최종 승인되는 순간 확실하게 알려드리니까요. 그래서 진행 인원에 넣지 않아도 된다는 거예요. 담당자가 놓치고 지나갈 일은 절대 없도록!