결재에서는 다양한 업무 양식을 이용해 전자결재 문서를 작성할 수 있어요.
인사, 재무 관련 문서는 물론 IT 및 보안, 기타 사무 관련 문서까지 한 페이지에 담았답니다.
업무문서 관리 권한을 부여받으면 구성원이 신청한 모든 전자문서를 목록 형태로 관리할 수 있어요.
I. [업무문서 관리] 메뉴 접근 권한 부여하기
1.
시스템 관리자 계정 로그인 후 결재 > 시스템 관리자 메뉴 > 권한관리로 들어갑니다.
권한을 부여할 구성원을 조직도에서 찾습니다.
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2.
우측 사용자 목록에서 해당 구성원을 찾았다면 추가 메뉴 열에 보이는 설정을 눌러 주세요.
아래와 같은 추가 메뉴 권한 설정이라는 팝업창이 뜰 텐데요.
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3.
‘업무 문서 관리’ 옆 체크박스를 클릭하여 활성화합니다.
변경 사항 적용을 위해 저장을 누른 후 페이지를 새로고침 해 주세요.
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<업무문서 관리> 메뉴가 보이지 않아요.
업무문서 관리 메뉴는 모든 구성원에게 항상 노출되는 메뉴가 아니에요.
메뉴 접근 권한을 부여받은 구성원에게만 노출됩니다.
II. [업무문서 관리] 메뉴에서 문서 조회하기
1.
결재 > 업무 관리자 메뉴 > 업무문서 관리로 들어갑니다.
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2.
조회 조건 탭에서 여러 가지 필터를 적용하여 필요한 문서만 조회할 수 있어요.
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조회 조건 알아보기
기준일자 신청일 또는 완료일을 기준으로 조회합니다.
시작일자 / 종료일자 신청일 또는 완료일의 조회 기간을 설정합니다.
처리이력 [업무문서 관리]를 통한 변경 이력 유무를 설정합니다.
상태 업무 문서를 진행 상황별로 선택하여 조회합니다.
문서번호 업무 문서 번호로 조회합니다.
제목 업무 문서 제목으로 조회합니다.
퇴직자 포함 퇴직자가 작성한 문서를 포함하여 조회합니다.
양식 카테고리 업무 양식 관리에 등록된 카테고리별로 조회합니다.
양식명 양식명을 선택하여 조회합니다.
양식 카테고리를 선택했을 때만 활성화됩니다.
양식사용 여부 양식 사용 여부를 선택하여 조회합니다.
신청자 특정 구성원이 신청한 문서를 조회합니다.
담당자 특정 구성원이 진행 인원에 포함된 문서를 조회합니다.
참조인원 특정 구성원이 참조 인원으로 포함된 문서를 조회합니다.
열람인원 특정 구성원이 열람 인원으로 포함된 문서를 조회합니다.
III. 조회한 문서 관리하기
I) 승인 완료 문서에 열람 인원 추가하기
1.
승인 완료된 문서의 상태를 클릭한 후 열람 인원 탭의 추가를 눌러 주세요.
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2.
열람 인원 변경 팝업창에서 열람 권한을 부여할 구성원을 선택하고 확인을 눌러 주세요.
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3.
열람 권한을 부여한 구성원 목록을 확인할 수 있어요.
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4.
열람 인원을 추가하면 처리이력 열에서 그 이력을 볼 수 있어요.
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5.
해당 문서를 열면 추가한 열람 인원을 확인할 수 있어요.
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조회 결과에 열람 권한을 일괄적으로 부여하고 싶어요.
우측 상단 검색조건에 일괄열람부여 클릭 후 열람인원 부여를 선택합니다.
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대상 인원을 모두 지정했다면 확인을 눌러 주세요.
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그러면 실수로 권한을 부여하지 않도록 안내 팝업창이 뜰 텐데요.
최종 확인 후 이상이 없다면 확인을 눌러 주세요.
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조회 조건을 하나도 입력하지 않으면 문서 전체가 일괄 부여 대상이 되므로 주의해 주세요.
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부여한 열람 권한을 일괄적으로 회수하고 싶어요.
문서 확인이 끝났거나, 부서/직무가 바뀌어 더 이상 열람할 필요가 없다면
열람 권한을 일괄적으로 회수할 수 있어요.
우측 상단 검색조건에 일괄열람부여 클릭 후 열람인원 회수를 선택합니다.
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대상 인원 지정 후, 이상이 없다면 확인을 눌러 주세요.
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기본적으로는 관리자가 사후 권한을 일괄 부여했던 열람 인원만 회수해요.
원래 결재선에 지정되어 있던 열람 인원은 그대로 남아요.
다만 원 기안 시 열람자에 지정된 열람인원도 함께 회수를 체크하면
해당 구성원까지 열람 권한을 회수할 수 있어요.
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II) 진행 중인 문서에 승인, 반려, 위임 설정하기
상태가 신청 또는 진행중인 문서는 승인, 반려, 위임 처리할 수 있어요.
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관리자가 승인이나 반려, 위임 처리를 할 경우 이렇게 내역이 남게 돼요. 사유도 함께 남아요.
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그리고 참조와 열람인원 설정이 가능해요. 참조와 열람인원은 결재가 끝난 문서여도 인원을 삭제하거나 추가할 수 있으니 나중에 변경이 인원이 있다면 업무문서 관리 메뉴에서 작업 해주시면 돼요.
참조 인원, 열람 인원에 추가 버튼을 누르면 노출되는 설정 팝업에서 인원을 추가하거나 X 버튼을 눌러 삭제 할 수 있어요.
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III) 조회한 문서 HTML로 일괄 다운로드하기
조회한 문서를 출력물과 동일한 형태의 HTML 파일로 다운로드할 수 있어요.
인터넷을 사용할 수 없는 환경에서도 파일을 열어 내용을 확인할 수 있답니다.
1.
검색 필터를 적용해 문서를 조회한 후 우측 상단 문서 HTML 일괄 다운로드를 눌러 주세요.
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2.
다운로드 시 포함할 데이터를 선택한 후 확인을 눌러 주세요.
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HTML 파일 다운로드 시 유의사항
1.
소요 시간을 고려하여 한번에 1,000건까지 다운로드할 수 있어요.
대상 문서가 1,000건 이상이라면 나눠서 다운로드하길 권장합니다.
2.
다운로드하는 동안 화면을 닫거나 다른 탭으로 이동하지 마세요.
다른 탭으로 이동하면 브라우저가 속도를 늦추어 소요 시간이 길어질 수 있어요.
3.
한번에 500건이 넘으면 압축파일이 여러 개로 나뉘어요.
브라우저에 여러 파일을 다운로드하시겠습니까?라는 창이 뜨면 허용을 눌러주세요.
4.
열람 권한이 없는 문서는 다운로드 대상에서 제외됩니다.
해당 문서가 존재하면 완료 팝업에서 알려 드리니, 열람인원 부여를 진행한 후 다운로드하세요.
5.
HTML 다운로드 시 권장 프로세스는 다음과 같습니다.
조회 조건 입력 → 다운로드할 계정에 열람 인원 일괄 부여 → 다운로드 → 열람 인원 일괄 회수